La fin des rapports de travail – que faire avec les adresses de messagerie
Le PFPDT (Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence) a émis quelques recommandations en lien avec la fin des rapports de travail.
Il recommande en particulier de prévoir ceci :
- avant son départ, l’employé devrait transmettre les dossiers et courriels en cours à son successeur ou à la personne désignée par l’employeur ;
- l’employé sur le départ devrait avoir la possibilité de sauvegarder ses courriels privés et d’autres documents sur des supports privés tels que des clés USB, mais aussi de les effacer des serveurs de l’employeur ;
- au plus tard le dernier jour de travail, le compte de messagerie électronique de l’employé sur le départ et tous les autres comptes informatiques devraient être bloqués, puis effacés après un certain laps de temps ;
- en cas de décès, le compte de messagerie électronique du défunt devrait être bloqué immédiatement, et les données qu’il contient devraient être sauvegardées. Puis, les courriels privés du défunt et toutes ses autres données à caractère privé devraient être triés en présence de ses proches selon le principe des quatre yeux;
- les personnes envoyant des courriels à l’adresse bloquée devraient recevoir une réponse automatique leur indiquant que l’adresse du destinataire n’est plus valable. La réponse automatique devrait contenir une adresse de remplacement permettant de contacter l’entreprise. Le message de l’expéditeur ne devrait pas être transmis automatiquement à une autre adresse électronique de l’entreprise.